Выписка из приложения к приказу - это официальный документ, содержащий выдержки из утвержденных приложений к организационно-распорядительным документам. Рассмотрим правильный порядок оформления такой выписки.
Содержание
Выписка из приложения к приказу - это официальный документ, содержащий выдержки из утвержденных приложений к организационно-распорядительным документам. Рассмотрим правильный порядок оформления такой выписки.
1. Понятие и назначение выписки
Выписка из приложения к приказу представляет собой:
- Заверенную часть документа, сохраняющую юридическую силу оригинала
- Официальное подтверждение конкретных положений приложения
- Документ, используемый для внутреннего делопроизводства или предоставления в сторонние организации
2. Подготовка к оформлению выписки
2.1. Необходимые документы
| 1 | Оригинал приказа с приложением |
| 2 | Журнал регистрации приказов |
| 3 | Бланк организации |
2.2. Определение объема выписки
- Выделите конкретные пункты или разделы приложения
- Определите необходимость полного или частичного цитирования
- Убедитесь в сохранении смысловой целостности выдержек
3. Порядок оформления выписки
3.1. Формальные требования
- Используйте фирменный бланк организации
- Укажите полное наименование организации
- Проставьте дату составления выписки
- Присвойте исходящий номер документа
3.2. Содержательная часть
| Шапка | "ВЫПИСКА из приложения №__ к приказу от __ №__" |
| Основной текст | Дословное воспроизведение выбранных фрагментов с сохранением нумерации |
| Заключение | "Выписка составлена верно" с указанием должности ответственного лица |
4. Процедура заверения выписки
- Подпись руководителя или уполномоченного лица
- Печать организации (при необходимости)
- Регистрация в журнале выдачи выписок
- Пометка о месте хранения оригинала
Важные нюансы:
- Выписка должна содержать ссылку на реквизиты исходного приказа
- Запрещается изменять текст приложения при составлении выписки
- При необходимости можно делать пометки "[...]" при пропуске текста
5. Особенности для электронного документооборота
- Используйте электронную подпись для заверения
- Сохраняйте выписку в формате PDF
- Указывайте электронные реквизиты исходного документа
- Фиксируйте в системе электронного документооборота
Требования к электронной выписке:
| Формат | PDF/A с возможностью проверки подлинности |
| Подпись | Квалифицированная электронная подпись |
| Метаданные | Должны содержать ссылку на исходный документ |
6. Хранение и учет выписок
Рекомендуемый порядок работы с выписками:
- Регистрация в отдельном журнале учета выписок
- Хранение в течение срока действия приказа плюс 3 года
- Обеспечение конфиденциальности при работе с выписками
- Своевременное уничтожение по истечении срока хранения
